Cómo hacer una lluvia de ideas: Desafíos y 7 consejos para liderar sesiones de brainstorming
¿Cómo dirigir una sesión de brainstorming para que sea realmente productiva?
En esta entrada les vamos a explicar los principales desafíos
con los que se pueden encontrar cuando les toque liderar una sesión de lluvia
de ideas. Y les vamos a regalar 7 consejos para que no se vuelvan locos en el
intento.
Las lluvias de ideas son una de las técnicas más utilizadas
para generar ideas dentro de un entorno colaborativo. Ya que cuando los
miembros de los equipos se reúnen la generación de ideas originales y realmente
creativas es mucho más eficiente. Todos los integrantes de un equipo pueden
contribuir en el proceso creativo.
Siempre persiguiendo el objetivo de una estrategia para
nuestros productos, cuando la responsabilidad de una idea para un nuevo
producto o la resolución de un problema recae sobre una única persona, no solo
puede demorar bastante más tiempo, sino que puede generar un estrés
considerable. Es por ello que naturalmente entenderíamos que las lluvias de
ideas serían mejor practicadas en equipos de trabajo. Pero si las ideas que
allí surgen son demasiado diferentes pueden terminar entrando en conflicto.
Es importante saber que sin una dirección, sin la
concentración necesaria y una preparación adecuada, una reunión pensada para
esta actividad fácilmente puede descontrolarse. Pensemos que si estamos
trabajando con un grupo interdisciplinario en el que cada uno viene de
distintos sectores, ya sea diseño, fotografía, desarrolladores, quizá tenemos
también en el equipo algún ingeniero industrial que cubre los aspectos más
técnicos, alguien de marketing, en fin, infinidad de personalidades en un mismo
equipo. Por lo que cada uno de ellos puede venir con métodos diferentes que
fueron aprendiendo para incentivar su proceso creativo. Este punto, que para
algunos aspectos de la estrategia de producto puede ser maravilloso, pero en
determinadas situaciones puede hacer que la sesión no avance como nosotros
esperamos.
DESAFÍOS
Para que las sesiones de lluvias de ideas resulten exitosas
hay que entender que nos vamos a enfrentar con diferentes desafíos cuando
tengamos que dirigirlas:
DIÁLOGOS DESIGUALES
Muchas veces se puede producir diferentes diálogos
desiguales en este proceso. Siempre hay en los equipos algún miembro que es más
extrovertido que los otros. Y por lo general éste siempre logra imponerse sobre
los demás. Haciendo que sus ideas se escuchen más alto o incluso hasta
inhibiendo a de expresar sus propias ideas a quienes tienen una personalidad
más introvertida. Injustamente terminaran siendo más favorecidos en estas
reuniones los miembros más extrovertidos, ya que al sentirse más cómodos para
hablar en ambientes grupales, aprovecharan la energía que se genera en estos
espacios para alimentarse. A las personas más introvertidas les costara más
expresarse o exponer más rápidamente sus pensamientos.
ESTANCAMIENTO
Otro de los desafíos con los que nos podemos topar es cuando
el equipo se estanca. Quizá ha surgido una determinada idea que genero
demasiado debate o que simplemente parecía muy buena, y se termina produciendo
una especia de anclaje. Las lluvias de ideas terminan frenándose por completo y
los participantes parecen aferrarse a las ideas que se han compartido
inicialmente. Parece que yo no pueden avanzar con la generación de nuevas
ideas. Se produce un total estancamiento del proceso.
DESESTIMACIÓN
Al aplicar una estructura tradicional para estas sesiones
también podemos encontrarnos con el desafío de que algunos de los participantes
desestimen sus ideas. Al ir exponiendo cada persona a la vez, puede producirse
un bloqueo en el resto de los miembros, ya que se concentran de tal manera en
entender la idea que está formulando la persona que habla en ese momento, que
finalizan olvidando o desestimando sus propias ideas.
PENSAMIENTO DE GRUPO
Otro desafío con que deberemos lidiar es el llamado
pensamiento de grupo. Cuando los diferentes participantes van contribuyendo con
sus ideas a la sesión, el resto de los miembros comienzan a adoptar el mismo
pensamiento que el expositor, lo que en cierta medida, termina restringiendo la
posibilidad de que se debatan soluciones o propuestas diversas.
VACÍOS
Y otro de los grandes desafíos con los que podemos llegar a
lidiar son los vacíos. Con vacíos nos referimos a los extensos e incomodos
silencios que pueden producirse si los miembros del equipo no estaban del todo
preparados para esta actividad. Y con preparación nos referimos a saber
exactamente en qué se va a nuclear el proceso de brainstorming en el que vamos
a trabajar, cuál es su objetivo. En sí, entender cuál es el fin último de esta
lluvia de ideas.
7 CONSEJOS PARA LIDERAR LLUVIAS DE IDEAS
Si bien muchas de estas situaciones solo podrán agilizarse
con la práctica, es decir, probando y cometiendo errores para luego mejorarlos,
hay técnicas que nos pueden ayudar a resolverlos.
Les vamos a dar una serie de consejos para llevar adelante
una sesión de lluvia de ideas exitosa y facilitar que los invitados estén más
dispuestos a interactuar en el proceso. Independientemente de su popularidad,
si las sesiones de brainstorming se realizan inadecuadamente, terminaran
asemejándose a cualquier otra reunión de trabajo tradicional, lo que llevara a
una gran pérdida de tiempo y de energía.
BREVEDAD
Primero, asegúrate de que la reunión sea breve. Y no nos
malinterpreten. Nos referimos a estipular determinado límite de horario para
realizarla. Dar un marco horario, nos ayudara a establecer hitos o diferentes
tiempos en la reunión para poder agilizar o ralentizar el proceso, según lo que
necesitemos. Nosotros tenemos que marcar el ritmo de la sesión. Si simplemente
nos sentamos allí dando a entender que su duración puede ser infinita, podemos
de alguna manera abrumar a nuestro equipo. Si las sesiones son breves el equipo
se mantendrá más concentrado, podrán enfocarse mejor en la tarea.
Adicionalmente, piensa estratégicamente el horario en el que programaras la
reunión, idealmente puede realizarse en las primeras horas de la jornada, ya
que los miembros del equipo estarán más frescos y activos y no estarán con la
mente en el almuerzo o con la vista en el reloj a la espera de volver a sus
casas.
POCOS PARTICIPANTES
Segundo, procuren convocar a pocos participantes. Si están
aplicando este proceso en un equipo de desarrollo de producto, por ejemplo,
seguramente hay mucho personal que de alguna manera u otra estará vinculado con
el resultado de las ideas que de aquí surjan, pero este proceso debe realizarlo
el núcleo del equipo de desarrollo. Una vez que contemos con algunos ejes a
seguir, podemos ir incorporando más personas. Pero de lo contrario, pueden
surgir ideas que son inviables según los conocimientos con los que el núcleo
del equipo cuenta. Podrás también garantizar de esta forma que todos los
participantes tengan la oportunidad de ser escuchados y que se vayan generando
diálogos más productivos. Selecciona estos miembros selectos del equipo
estratégicamente, para que puedan aportar variedad de enfoques. Si ya
realizaste otras sesiones y necesitas incluir nuevas personas para cambiar la
estructura habitual o aportar perspectivas que renueven el aire, invita a algún
colega de otra área, algún asesor externo, o incluso a tu cliente.
OBJETIVO
El tercer consejo y podría decir que uno de los más
importantes es definir claramente cuál es el problema a resolver o el objetivo que
se perseguirá en ese sesión de brainstorming. Si es posible informarlo incluso
en el mismo email de invitación o aviso de calendar que hemos enviado al
equipo, será incluso mucho mejor, ya que daremos espacio a los miembros del
equipo para prepararse. Es necesario que el grupo entienda perfectamente cuál
es el problema o el objetivo con el que esperan avanzar. Bríndales también
información contextual que pueda influir en la elección de las ideas a analizar
para seguir luego con el proceso. Podemos incluso incluir un disparador en el
mansaje de invitación, que podría ser una pregunta abierta para que el quipo ya
vaya procesando algunas respuestas. También es importante que, para no tener
que descartar luego buenas ideas, establezcamos de antemano las restricciones o
requisitos que puede haber, ya sea la necesidad de ajustarse a un presupuesto
determinado o de limitar el tiempo disponible de su aplicación por un
cronograma que tu cliente o la propia empresa te ha indicado. Trata de explicar
detalladamente que tipo de ideas buscas, si necesitas que se puedan aplicar
rápidamente, si necesitan algo totalmente disruptivo. Las ideas serán más
específicas, si tienen un marco donde moverse.
AGENDA CLARA
El cuarto consejo que les vamos a dar es establecer una
agenda clara para la reunión. Si bien está relacionado con el punto anterior,
este consejo apunta más al desarrollo de la sesión de lluvia de ideas en sí
misma. Según la técnica que decidan aplicar, van a contar con ciertos pasos o
diferentes aspectos de la estrategia de producto a tratar. Por lo que contar
con esa guía nos ayudara a que la reunión no se nos vaya de las manos.
PREPARACIÓN
La quinta recomendación que les vamos a dar es que sugieran
a los miembros del equipo que realicen una preparación individual para la
sesión. Estimúlalos a que piensen por sí mismos, que no solo aporten a los que
otros llevan a la mesa. Esto garantizará que cada persona tenga las mismas
probabilidades y posibilidades de colaborar en la sesión.
FACILITADOR
El sexto consejo es que designen con antelación un facilitador
para la sesión. La misión de cualquier facilitador es poder guiar el proceso,
mantener a los participantes ordenados durante el desarrollo del debate. Tiene
que velar porque el equipo se mantenga enfocado durante toda la sesión,
optimizando al máximo el tiempo establecido como máximo para la reunión. Tienen
que estar al pendiente de recuperar el eje de la conversación, si se desvía del
objetivo. Tiene que garantizar que todos tengan espacio para compartir sus
ideas, que cada participante cuente con un tiempo específico para su exposición.
Y debe aclarar al principio las reglas de la sesión, según la técnica de
brainstorming que se aplique, así como explicar los pasos a seguir, una vez que
se concluya.
ALTERNATIVAS
Y por último el consejo número 7 es que consideren
alternativas para el desarrollo de la reunión. No solo debemos pensar en
grandes pizarras o llenar los vidrios de una sala de reuniones con notas
adhesivas. Hoy en día hay cientos de herramientas online que facilitan
enormemente estos procesos para los equipos de trabajo remotos o que se
encuentran distribuidos en diferentes sedes, sucursales o incluso diferentes
países. Propone trabajar con documentos online colaborativos, en los que puedan
comentar todos los miembros. Sugiere crear mapas de ideas en la nube. Elige
siempre las herramientas que mejor funcionen con el estilo de trabajo de tu
equipo. Recuerda que la sesión de lluvia de ideas es solo un vehículo para
llegar a un objetivo grupal.
En todos estos años he participado de múltiples reuniones
creativas y les puedo asegurar que aunque en ocasiones se han mencionado
decenas de ideas en pocas horas, en la mayoría de los casos ninguna de ellas ha
llevado a nada. Este resultado puede ser bastante frustrante, porque esperamos
obtener soluciones reales a través de estas sesiones. Pero si no quieren que
les suceda eso, primero, sigan las recomendaciones que les mencionamos
anteriormente y segundo… suscríbanse a nuestro canal de Youtube para no perderse ningún
video, ya que les vamos a seguir compartiendo más consejos para trabajar con
equipos creativos. Y ahora sí, con todo eso, lograran dirigir una lluvia de
ideas de forma realmente exitosa.
Somos De Cabeza Creativos, y nuevamente, muchas gracias por
quedarse hasta el final.
Tags : brainstorming creatividad equipos creativos trabajo en equipo
De Cabeza Creativos
Consultora
Estrategia en Producto, Marketing y Diseño.
- De Cabeza Creativos
- @decabezacreativos
- @CabezaCreativos
- decabezacreativos@gmail.com
- @cabezacreativos